Szkolenia biurowe przez internet są idealnym rozwiązaniem dla osób, które lubią pracę z dokumentami, mają dobre zdolności interpersonalne, są dokładne i skrupulatne. Praca w biurze jest ciekawa, odpowiedzialna, wymaga jednak dużej wiedzy. Kwalifikacje można zdobyć, kończąc szkołę średnią o profilu ekonomicznym lub administracyjnym, studium policealne lub studia wyższe.
Duże możliwości dają również zdalne kursy dla pracowników biurowych, dzięki umożliwiają zdobycie potrzebnych kwalifikacji w krótkim czasie. Jakie kursy wybrać? Na co zwracać uwagę?
Szkolenia biurowe przez internet – szansa na ciekawą pracę
Na rynku jest wiele osób, które chcą podjąć pracę na stanowiskach biurowych. Niestety, nie wszystkie posiadają odpowiednie kwalifikacje. Praca w biurze to nie tylko parzenie kawy, kserowanie dokumentów czy wysyłanie poczty. To szereg innych obowiązków, które wymagają dużej wiedzy i umiejętności. Praca jest odpowiedzialna, wymagającą i rozwojowa, nie ma w niej czasu na nudę.
Kończą zdalne szkolenia biurowe, można wyróżnić się spośród innych kandydatów, którzy nie są w stanie udokumentować swojej wiedzy. Wartościowe kursy dają ogromne możliwości. Pracy można szukać w urzędach, jednostkach publicznych, małych firmach i wielkich korporacjach.
Sprawdź także: Kursy księgowości online dla początkujących
Ukończenie kursu online pozwala na pracę na różnych stanowiskach m.in. sekretarki, asystentki, pracownika ds. administracyjno-biurowych, pracownika obsługi klienta itp. Praca umożliwia ciągły rozwój. Pracownicy biurowi mogą brać udział w innych kursach, np. dla księgowych czy kadrowych i poszerzać swoje kwalifikacje (pisaliśmy m.in. Podnoszenie kwalifikacji zawodowych).
Praca w biurze – na czym polega?
Zanim zacznie się rozważać ukończenie kursu online dla początkujących pracowników biurowych, warto dowiedzieć się, na czym ta praca polega, kto się w niej sprawdzi. Osoby, które lubią pracować w ruchu, przemieszać się z miejsca na miejsce, a siedzenie przy biurku działa na nich negatywnie, powinny pomyśleć o innym zawodzie.
Praca w biurze jest ciekawa, pełna wyzwań, w dużej mierze opera się na kontakcie z innymi ludźmi, wypełnianiu dokumentów, współpracy z urzędami. Nie na się jednocześnie opisać, jakie obowiązki ma pracownik biurowy, ponieważ jest to zależne od miejsca, w którym pracuje, od branży firmy oraz jej wielkości. W małych firmach pracownik biurowy pełni często funkcje księgowego czy kadrowego, w dużych korporacjach ma ściśle przydzielone obowiązki. Oczywiście niektóre zadania są wspólne, niezależnie od tego, gdzie jest zatrudniony. Główne z nich to:
- Pisanie i redagowanie różnego typu pism, raportów i dokumentów urzędowych,
- Pilnowanie prawidłowego obiegu dokumentów, między poszczególnymi osobami i działami,
- Przygotowywanie raportów, zestawień i prezentacji, zleconych przez przełożonych lub potrzebnych do celów urzędowych i statystycznych,
- Dbanie o wyposażanie biura w niezbędne materiały,
- Segregowanie i archiwizowanie dokumentów,
- Współpraca z urzędami np. Urzędem Skarbowym, ZUS-em oraz i innymi jednostkami,
- Przyjmowanie gości biznesowych,
- Wspieranie kadry zarządzającej oraz działu księgowości czy kadr,
- Organizowaniem spotkań biznesowych i wyjazdów służbowych,
- Przekazywanie informacji od zarządu do pracowników niższego szczebla,
- Utrzymywanie kontaktów z klientami wewnętrznymi i zewnętrznymi,
- Prowadzenie księgi korespondencji wychodzącej i przychodzącej.
Obowiązków jest dużo więcej, trudno je wszystkie wymienić. Często pracownik biurowy jest pierwszą osobą, która wita gości i klientów, niejednokrotnie reprezentuje firmę w mediach, bierze udział w wydarzeniach branżowych. Praca wymaga nie tylko odpowiedniej wiedzy, ale i określonych predyspozycji, które ułatwią wykonywanie codziennych obowiązków.
Jakie cechy powinien mieć dobry pracownik biurowy?
Osoba, która chce pracować w biurze, powinna mieć do tego odpowiednie predyspozycje. W pracy nie sprawdzą się osoby niedokładne, które łatwo się denerwują oraz nie lubią się uczyć (pisaliśmy m.in. Cechy dobrego pracownika biurowego). Oczywiście pożądane cechy można udoskonalić na kursach biurowych przez internet lub na kursach zdalnych z kompetencji miękkich (pisaliśmy m.in. Szkolenia online twarde i miękkie). Podstawowe cechy, które ułatwią pracę w biurze to:
- Odporność na stres – pracując w biurze, trzeba być gotowym na stresujące, trudne sytuacje, które powodują duże obciążenie psychiczne. Często zdarza się, że szef zleca kilka rzeczy jednocześnie, trzeba pilnie napisać, a do biura przychodzi trudny klient. W takiej sytuacji nie można się denerwować. Trzeba opanować sytuację i szybko przystąpić do działania (Pisaliśmy również: Stres w pracy biurowej).
- Wysokie zdolności interpersonalne – to cecha, która powinny posiadać wszystkie osoby, które pracują w biurze.
- Do pracowników biurowych często zgłaszają się pozostali pracownicy, proszę o radę czy pomoc w rozwiązaniu konfliktu. W takiej sytuacji trzeba umieć słuchać, rozmawiać, wykazać się dużym taktem. Ważna jest umiejętność jasnego przekazywania informacji, prowadzenia rozmów z klientami, z zachowaniem zasad kodeksu biznesowego.
- Umiejętność organizacji pracy własnej – pracownik biurowy często pracuje na samodzielnym stanowisku, bez ciągłego nadzoru (pisaliśmy m.in. Jak zarządzać pracownikami oraz Jak być dobrym kierownikiem). Musi umieć wybierać zadania, pilnować, aby wykonać je w odpowiedniej kolejności. Uczestnicy kursów biurowych przez internet uczą się, jak rozpoznać priorytetowe zadania, jak dzielić pracę na etapy, a także delegować niektóre zadania.
- Dokładność – w biurze nie ma miejsca na niechlujstwo, bałagan, zaniedbania. Praca musi odbywać się według określonych standardów, ważne jest również przestrzeganie Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych. Dokumenty z danymi osobowymi muszą być prawidłowo zabezpieczone, ponieważ zaniedbania w tej kwestii grożą poważnymi konsekwencjami karnymi. Podstawowe ustawy, których znajomość przydaje się w pracy biurowej można poznać na kursach online.
- Terminowość – biuro rządzi się swoimi prawami. Niektóre dokumenty muszą być wysłane w określonym czasie, nie można tego zaniedbać. Pracownik biurowy musi pilnować terminów, dbać, a w określnym terminie wysłać raporty czy sprawozdania do urzędów.
- Umiejętność pracy zespołowej – oprócz umiejętności pracy własnej, ważna jest również umiejętność pracy w zespole. W biurze często jest wymagana praca z innymi ludźmi, osobami z innych działów, z szefostwem. Trzeba umieć dyskutować, wspólnie szukać najlepszych rozwiązać.
- Chęć rozwoju – ukończenie jednego kursu online to za mało, aby być dobrym pracownikiem biurowym. Kurs jest dobry na początek, pomaga znaleźć pracę, ale trzeba regularnie się dokształcać, poznawać nowe rozwiązania, być bieżąco z przepisami.
Co powinien umieć pracownik biurowy?
Pracownicy biurowi powinni mieć umiejętności, pomagające w wykonywaniu codziennych obowiązków. Podstawą jest dobra znajomość obsługi komputera i programów biurowych. W pracy przyda się umiejętność obsługi pakietu MS Office, głównie Worda i Excela, a także programów do tworzenia prezentacji i raportów.
Sprawdź także: Kurs marketingu internetowego
Ważna jest także umiejętność obsługi poczty elektronicznej oraz sprawnego korzystania z internetu. Osoba, która pracuje w biurze, powinna umieć szybko znaleźć niezbędne informacje. Będąc w biurze, trzeba również wiedzieć, jak zeskanować dokumenty, wysłać fax czy obsłużyć niszczarkę do dokumentów.
Mamy takie Szkolenie online Pracownik biurowy – kliknij i zobacz szczegóły
Niektóre z tych umiejętności można nabyć na kursach online dla pracowników biurowych. Coraz częściej pracodawcy wymagają, aby osoby pracujące w biurach znały język obcy, najczęściej angielski lub niemiecki. Jest to szczególne ważne w międzynarodowych korporacjach oraz w firmach, które współpracują z zagranicznymi klientami. Kompetencje językowe można nabyć na zdalnych kursach językowych.
Dużym atutem jest także posiadanie prawo jazdy. Dzięki temu sekretarka czy pracownik administracji może szybko pojechać do urzędu czy zawieść listy na pocztę. W niektórych firmach wymagana jest również znajomość specyfiki danej branży.
Formy zdalnych kursów dla pracowników biurowych
Osoby zainteresowane poznaniem tajników pracy w biurze mają do wyboru kursy stacjonarne oraz internetowe. Obecnie kursy odbywające się na sali wykładowej są coraz rzadziej wybierane. Ludzie mają mało czasu, dlatego szukają wygodnych rozwiązań, które umożliwiają podnoszenie swoich kwalifikacji. Nauka stacjonarna straciła na wartości również z powodu koronowirusa.
Epidemia, która pojawiła się na początku 2020 roku, wymusiła ograniczenie kontaktów społecznych. Rząd na pewnie czas zakazał nauki stacjonarnej, jej miejsce zajęła nauka zdalna. Dzięki temu wiele osób poznało jej zalety i zostało jej wiernej na dłużej.
Sprawdź także: Szkolenia dla sekretarek
Zdalne kursy internetowe przygotowujące do pracy biurze dzielą się na dwa główne rodzaje. Dostępne są kursy i szkolenia synchroniczne oraz asynchroniczne. Te pierwsze najbardziej przypominają tradycyjną formę nauki. Główną różnicą jest to, że nie odbywają się na sali szkoleniowej, tylko we własnym domu. Kursanci nie siedzą obok siebie, ale widza się na ekranach komputerów.
Zajęcia w tej formie odbywają się w określonym dniu, o ustalonej godzinie. Czas trwania kursu jest zależny od wybranej placówki szkoleniowej. Zazwyczaj szkolenie dla osób początkujących to 60-120 godzin. Jednak lekcja trwa do 60 do 180 minut, zajęcia odbywają się 1-2 razy w tygodniu.
Dużą zaletą kursów synchronicznych jest to, że umożliwiają bezpośredni kontakt z osobą prowadzącą. Dzięki temu, że odbywają się na żywo, w czasie rzeczywistym kursanci mogą zadawać pytania wykładowcy, mogą liczyć na szybką interakcję. Uczestnicy mogą rozmawiać również między sobą, do dyspozycji mają czat, komunikatory, video rozmowy.
Sprawdź także: Najlepsze kursy online
W trakcie zajęć możliwa jest praca w grupach, wspólne wykonanie zadań, wypełnianie dokumentów. Wykładowca może zlecić uczniom prace do wykonania, a dzięki możliwości udostępniania ekranów, może ją ocenić i w razie potrzeby skorygować.
Nauka w tej formie jest skuteczna i efektywna (pisaliśmy m.in. Ciekawe szkolenia online). Szybko, bez wychodzenia z domu można poznać tajniki pracy w biurze. Drugą dostępną formą nauki online są kursy asynchroniczne. Wyróżniają się tym, że są nagrane i przygotowane wcześniej, aby otrzymać dostęp do materiałów, trzeba opłacić kurs. Kursy w tej formie wymagają dużej samodyscypliny, zaangażowanie i samodzielności.
Nie ma kontaktu z wykładowcą i innymi kursantami, dlatego zrozumienie trudnych tematów może wymagać czasu. Osoby, które wykupią kurs, otrzymują dostęp do materiałów w różnej formie. Mogą korzystać w plików pdf., oglądać wykłady, prezentacje słuchać nagrań itp. Dużą zaletą takich kursów jest możliwość w dowolnym czasie.
Nie trzeba dopasować się do innych uczestników, można uczyć się w dni wolne, w święta, wieczorami. Nie ma również presji czasu. Każdy może przerobić kurs w swoim tempie. Oczywiście nie warto zwlekać, bo im wcześniej przejdzie się wszystkie moduły i zdobędzie dokument, potwierdzający ukończenie kursu biurowego przez internet, tym szybciej będzie można rozpocząć szukanie pracy (pisaliśmy m.in. Nauka online dla dorosłych).
Czego można się nauczyć na kursach biurowych przez internet?
Kursy online przeznaczone są dla osób, które są zainteresowane pracą w biurze, a także dla tych, które już pracują, ale chcą poprawić swoją efektywność. Ze szkoleń mogą korzystać osoby młode, które dopiero wchodzą na rynek pracy, nie mają żadnego doświadczenia. Szkolenia biurowe przez internet są dobrym sposobem na wzmocnienie CV, pozwalają wyróżnić się spośród innych kandydatów.
To także dobre rozwiązanie dla pracowników ze stażem, którzy pracują, ale chcą się przekwalifikować, awansować lub starać o podwyżkę. Samokształcenie, zdobywanie nowych kwalifikacji jest mile widziane przez pracodawców, którzy często doceniają takich pracowników. Z kursów mogą korzystać również osoby bezrobotne, na których kwalifikacje nie ma popytu (pisaliśmy m.in. Szkolenia zawodowe online).
Po ukończeniu wartościowego kursu można szybko znaleźć pracę i poprawić swoją sytuację. Kursy online dla początkujących pracowników biurowych podzielone są na moduły, które ułatwiają przyswajanie wiedzy. Aby zapisać się na kurs online, nie trzeba spełnić specjalnych warunków. Trzeba być pełnoletnim, preferowane jest wykształcenie minimum średnie. Można poznać takie zagadnienia jak:
- Jak zarządzać codzienną pracą w biurze,
- Tajniki pisania i redagowania pism urzędowych,
- Praca z klientami zewnętrznymi i wewnętrznymi,
- Zasady poprawnej organizacji pracy,
- Prawidłowe prowadzenia dokumentacji biurowej,
- Zasady dbania o prawidłowy przepływ informacji w biurze,
- Sposoby organizacji czasu w biurze,
- Techniczne wyposażenie biura,
- Etykieta biznesowa i biurowy dress code,
- Profesjonalne prowadzenie rozmów telefonicznych,
- Obsługa programów wykorzystywanych w pracy biurowej,
- Podstawy prawa, prawa administracyjnego, prawa pracy, BHP, RODO.
Jakie Szkolenia biurowe dostępne są w internecie?
Wybór kursów biurowych przez internet jest bardzo duży. Osoby zainteresowane mają do wyboru zarówno kursy podstawowe, przeznaczone dla osób, które do tej pory nie pracowały na stanowiskach biurowych, jak i bardziej zaawansowane. W ofercie placówek szkoleniowych można znaleźć m.in. kursy dla pracowników korporacji, pracowników placówek samorządowych i budżetowych, dla sekretarek, pracowników punków obsługi klienta. W ostatnim czasie dużym powodzeniem cieszą się kursy dla przedsiębiorców.
Dzięki nim właściciele małych działalności gospodarczych mogą nauczyć się zarządzania biurem, a tym nie muszą zatrudniać wykwalifikowanego pracownika, mogą obniżyć koszty działalności. Nieustannie dużym zainteresowaniem cieszą się kursy, na których można poznać obsługę programów biurowych, a także udoskonalić swoje kompetencje miękkie. W sieci można znaleźć takie kursy jak:
- Nowoczesna sekretarka,
- Prowadzenie biura w pigułce,
- Podstawy księgowości,
- Administracja publiczna i samorządowa,
- Kompleksowe zarządzanie biurem,
- Skuteczne zarządzanie firmą,
- Kurs obsługi programów biurowych itp.
Na początku warto zacząć od szkolenia podstawowego i stopniowo poszerzać swoją wiedzę. Bardziej zaawansowane kursy online są nastawione na konkretne zagadnienia, dlatego wymagają znajomości wcześniejszych tematów.
Jak wybrać wartościowy kurs biurowy przez internet?
Oferta kursów biurowych online jest bardzo szeroka. Niestety, pojawiają się kursy mało wartościowe, które nic nie wnoszą. Aby wybrać odpowiednie szkolenie nie trzeba się śpieszyć. Warto porównać kilka kurów, dowiedzieć się, co oferują. Pierwsze co należy zrobić, to zajrzeć na stronę internetową placówki szkoleniowej, sprawdzić, jakie ma doświadczenie, jak długo zajmuje się zdalną naukę.
Czytaj także: Szkolenia dla HR od podstaw
Bardzo ważny jest osoba, która prowadzi kurs. Powinna mieć wykształcanie wyższe, administracyjne, związane z marketingiem, finansami, ekonomią, a także czynnie pracować w zawodzie. Dobrze, jeżeli wykładowca jest autorem publikacji i jest znany w swoim środowisku.
Kolejnym krokiem jest sprawdzenie opinii o szkoleniu. Można je znaleźć w sieci, np. na forach tematycznych czy w mediach społecznościowych. Jeżeli jest taka możliwość, warto osobiście porozmawiać z osobami, które skończyły kurs i dowiedzieć się, czy pomógł im w rozwoju. Dobre szkoły oferują udział w bezpłatnej lekcji próbnej.
Warto z tego skorzystać, poznać wykładowcę i metody nauki, które stosuje. Wybierając kurs biurowy przez internet, należy szukać takiego, który kończy się wydaniem certyfikatu lub zaświadczenia MEN (pisaliśmy m.in. Certyfikowane szkolenia online oraz Kursy online z zaświadczeniem MEN). To ważny dokument, ceniony przez pracodawców, który ułatwia znalezienie pracy.
Szkolenia biurowe przez internet to wygodne rozwiązanie, umożliwiające naukę wszystkim zainteresowanym. Mogą brać w nich udział mieszańcy wsi, małych miast, osoby chore czy niepełnosprawne. Kursy online są wygodne, pozwalają oszczędzić mnóstwo czasu. To doskonała alternatywa dla nauki stacjonarnej. Warto z nich korzystać, inwestować w siebie i regularnie podnosić swoje kwalifikacje.