Szkolenia biurowe online z certyfikatem – wygodna forma zdobywania kwalifikacji

Szkolenia biurowe online zajmują czołowe miejsce na liście wszystkich szkoleń zdalnych. Ich popularność jest wynikiem dużego zainteresowania pracą w biurze, na stanowisku asystentki, sekretarki, pracownika ds. obsługi klienta, recepcjonisty itp. Ukończenie kursu pozwala szukać pracy w urzędach, jednostkach państwowych, korporacjach i niewielkich firmach. Czego można nauczyć się na kursach zdalnych dla pracowników biurowych? Czy sam kurs wystarczy, aby nabyć potrzebne umiejętności i pracować na samodzielnym stanowisku?

Szkolenia biurowe online – duże możliwości i szansa rozwoju

Szkolenia biurowe online z certyfikatem cieszą się dużym zainteresowaniem u osób w różnym wieku, zarówno tych, które dopiero zaczynają karierę, jak i osób ze stażem zawodowym, które chcą zmienić zawód. Ze zdalnych kursów biurowych często korzystają absolwenci, którzy nie mają doświadczenia, a wiedza szkolna nie wystarcza, aby pokonać innych kandydatów.

Ukończony kurs pozwala im wyróżnić się na tle innych kandydatów, wzbogacić CV, a tym samym zwiększyć swoje szanse na atrakcyjne zatrudnienie (. To również dobre rozwiązanie dla bezrobotnych. Wiele osób bez pracy ma zawód, na który nie ma zapotrzebowania.

Zdalny kurs pozwala zdobyć nową wiedzę, dzięki niemu bezrobotni mogą zmienić swoją sytuację na rynku pracy. Kolejną grupą osób, która często decyduje się na szkolenia biurowe online, są doświadczeni pracownicy, którzy chcą się rozwijać, awansować lub całkowicie zmienić profil zawodowy. Aby wziąć udział w kursie, nie trzeba spełniać dużych wymagań. Wystarczy wykształcanie minimum średnie i chęć do nauki.  

Sprawdź także: Najpopularniejsze kursy online

Praca w biurze – kto się do niej nadaje?

Decydując się na pracę w biurze, warto określić swoje predyspozycje i sprawdzi, czy mamy cechy, które są niezbędne do wykonywania obowiązków. Oprócz wiedzy i kwalifikacji potrzebne są określone cechy charakteru. Pracownicy biurowi pracują zazwyczaj z innymi ludźmi, dlatego niezbędne są dobre kompetencje społeczne oraz umiejętność pracy w grupie.

Sekretarki czy asystenci pełnią często rolę łącznika między szefem a pozostałym pracownikami, dlatego wymagana jest umiejętność prowadzenia rozmów, przekazywania informacji itp. Kontakt z klientem zewnętrznym i zewnętrznym wymaga umiejętności negocjacji, empatii i wysokiej kultury osobistej. Inne cechy, które są mile widziane na stanowiskach biurowych to:

• Dokładność i skrupulatność – praca w biurze to duża ilość dokumentów, raportów i listów. Wszystkie pisma muszą mieć swoje miejsce, muszą być posegregowane, nie mogą zalegać na biurku. Pisma muszą być tworzone starannie, w oparciu o biznesowe zasady. Obecnie, w związku z RODO, należy dużą uwagę zawracać na dokumenty, które zawierają dane osobowe. Nieumiejętne obchodzenie się z nimi można oznaczać ogromne kary finansowe dla pracodawców.
• Odporność na stres – są osoby, dla których praca w biurze oznacza parzenie kawy i kserowanie dokumentów. To błędne myślenie, dziś sekretarka czy pracownik ds. obsługi klienta wykonuje wiele trudnych i wymagających zadań. Zdarzają się dni, kiedy obowiązków jest bardzo dużą, gonią terminy, a szef dokłada kolejne zadania. W takim wypadku trzeba wykazać się umiejętnością pracy w stresie. Nie można się załamywać, stres musi działać mobilizująco (pisaliśmy na naszym innym blogu: Stres w pracy biurowej).

• Umiejętność organizacji pracy własnej – wielu pracowników biurowych pracuje bez bezpośredniego nadzoru, dlatego muszą samodzielnie organizować swoją pracę, wyznaczać zadania priorytetowe i te, które można wykonać w nieco późniejszym terminie. Ważne jest pilnowanie terminów, ponieważ niektóre dokumenty czy pisma muszą być wysłane w określonym czasie. Zaniedbania mogą skutkować karami.
• Umiejętność panowania nad emocjami – w biurze nie można pozwolić sobie na pokazywanie emocji, krzyki, przeklinanie. W każdej sytuacji trzeba zachować „zimną krew”, być kulturalnym, spokojnym i opanowanym.

• Umiejętność rozwiązywania konfliktów – dla pracowników biurowych często zgłaszają się inni pracownicy, którzy proszę o pomoc w rozwiązaniu konfliktów. Zdarza się również, że przychodzą klienci z zewnątrz, którzy dążą tylko do tego, aby się pokłócić. Pracownik biurowy nie może dać się sprowokować. Musi wiedzieć, jak prowadzić rozmowę, aby druga osoba szybko się uspokoiła.
• Chęć podnoszenia swoich kwalifikacji – praca w biurze wymaga znajomości aktualnych przepisów np. RODO, Kodeksu Pracy, zasad BHP. Ustawy często się zmieniają, w życie w chodzą nowe rozporządzenia, dlatego osoba, która pracuje w biurze, musi być z nimi na bieżąco. Ważne jest czytanie ustaw, a także regularne korzystanie ze zdalnych szkoleń, które pomagają uaktualnić wiedzę.

Niektóre osoby mają wymagane cechy, inne muszą je udoskonalić. Wymaga to nieco wysiłku, zaangażowania, ale jest możliwe. Na rynku dostępne są zdalne kursy z kompetencji miękkich, które pozwalają lepiej przygotować się do pracy w biurze. Na kursach można poprawić swoje kompetencje społeczne, nauczyć się organizacji pracy czy pracy pod presją czasu. Warto ocenić swoje cechy i sprawdzić, czy któreś wymagają pracy. Jeżeli tak, zdalne kursy są świetnym rozwiązaniem.

Na czym polega praca w biurze?

Praca w biurze zależy od zajmowanego stanowiska. Inne obowiązki ma pracownik administracji w urzędzie, inne sekretarka w korporacji, a jeszcze inne osoba, która pracuje w małej firmie i zajmuje się kompleksową obsługą biura. Niezależnie od miejsca pracy obowiązków jest dużo, praca jest ciekawa, ale wymaga odpowiednich kwalifikacji.

Sprawdź także: Szkolenia dla sekretarek

Nie ma w niej miejsca na nudę, do biura nieustannie przychodzą kontrahenci i pracownicy, ciągle coś się dzieje. Są zadania, które wykonuje niemal każda osoba, która wykonuje w biurze (pisaliśmy m.in. Zasady pracy w biurze). Główne, które warto poznać to:

• Tworzenie i redagowanie różnego rodzaju pism, raportów, sprawozdań. Niektóre dokumenty są tworzone regularnie, inne sporadycznie, na polecenie przełożonych.
• Pilnowanie prawidłowego obiegu dokumentów, które trafiają do biura. Pracownik biurowy powinien je przekazać do odpowiednich działów.
• Prowadzenie książki korespondencji wychodzącej i przychodzącej.
• Współpraca z urzędami i innymi firmami. Np. ZUS-em, Urzędem Skarbowym itp.

• Archiwizowanie dokumentów.
• Organizowanie wyjazdów służbowych, rezerwowanie hoteli i biletów.
• Przyjmowanie gości biznesowych.
• Utrzymywanie kontaktów z klientami zewnętrznymi i wewnętrznymi.
• Współpraca z innymi działami, np. kadrami lub księgowością.
• Wspieranie kadry menadżerskiej.
• Dbanie o zaopatrzenie biura w niezbędne materiały biurowe.

Wiele obowiązków zależy również od specyfiki danej firmy. Niektóre osoby zatrudnione w biurze zajmują się fakturowaniem, inne tworzą zamówienia. Aby dobrze wykonywać swoje obowiązki, należy sprawnie obsługiwać się sprzętem biurowym, tj. fax, drukarka, skaner. Niezbędna jest dobra znajomość obsługi komputera i pakietu MS Office.

Sprawdź także: Kurs księgowości dla początkujących

W pracy ważna jest również dobra znajomość ortografii i zasad języka polskiego, a w wielu firmach wymagana jest umiejętność posługiwania się językiem obcym, najczęściej angielskim. Ułatwieniem w pracy będzie również znajomość podstaw prawa, psychologii, ekonomii, finansów i prawa pracy. Podstawowe zagadnienia są omawiane na szkoleniach biurowych online.

Szkolenia biurowe online – jakie możliwości daje internet?

W internacie można znaleźć kursy biurowe, które odbywają się w sposób synchroniczny i asynchroniczny. Pierwszy rodzaj szkoleń odbywa się w czasie rzeczywistym, dlatego mocno przypomina naukę znaną ze szkoły. Główną różnicą jest to, że kursanci nie siedzą obok siebie w ławkach, tylko we własnych domach, przed monitorami komputerów.

Tak jak na kursach stacjonarnych, uczestnicy mogą ze sobą rozmawiać, prowadzić dyskusje, możliwa jest praca grupowa i wspólne rozwiązywanie ćwiczeń i testów. Możliwe jest również udostępnianie ekranu prowadzącemu, dzięki temu nauczyciel może szybko poprawiać błędy. Do dyspozycji uczestników jest czat, video rozmowy itp. W trackie zajęć prowadzone są wykłady, wyświetlane filmy, pokazy slajdów itp.

Uczestnicy otrzymują również materiały w formie plików pdf., które można wydrukować i wykorzystywać do nauki między zajęciami. Kursy asynchroniczne nie odbywają się na żywo. Są wcześniej przygotowane, a dostęp do materiałów otrzymuje się po wykupieniu szkolenia. Ta forma nauki jest bardzo wygodna, nie wymaga dyspozycyjności, pozwala na naukę w każdej wolnej chwili.

Wymaga jednak dużej samodzielności i zaangażowania. Nie ma bezpośredniego kontaktu z wykładowcą, dlatego zrozumienie niektórych tematów wymaga szukania dodatkowej wiedzy w literaturze lub internecie. Oprócz formy szkoleń ważna jest również ich tematyka. Praca biurowa to pojęcie bardzo rozległe, w internecie są kursy przygotowujące do pracy w różnych zawodach. Największym powodzeniem cieszą się takie szkolenia biurowe online jak:

• Kompleksowa obsługa biura,
• Nowoczesna sekretarka,
• Pracownik ds. obsługi klientów,
• Administracja publiczna i samorządowa,
• Język angielski w biurze,
• Dobra komunikacja w biurze,
• Nowoczesne metody archiwizacji dokumentów,
• Obsługa urządzeń biurowych,
• Pracownik administracyjno-biurowy z obsługą komputera itp.

Są również kursy przeznaczone dla pracowników określonych branż, np. sekretarka medyczna, sekretarka szkolna, pracownik administracji samorządowej.

Czego można nauczyć się na zdalnych kursach dla pracowników biurowych?

Szkolenia biurowe online pozwalają nabyć wiedzą, umożliwiającą pracę na samodzielnym stanowisku. Zakres poruszanych tematów jest bardzo szeroki, uczestnicy poznają zarówno teorię, jak i praktyczną stronę zawodu.

Dobre kursy składają się z części praktycznej, gdzie kursanci wykonują ćwiczenia, wypełniają dokumenty, piszą pisma, przygotowujące do pracy w biurze. Warto szukać kursów podzielonych na moduły, dłuższych, które dokładnie omawiają poszczególne tematy. Na wartościowych szkoleniach biurowych online omawiane są takie zagadnienia jak:

• Jakie cechy powinien posiadać idealny pracownik biurowy (pisaliśmy m.in. Cechy dobrego pracownika biurowego),
• Główne zasady pracy w biurze,
• Sprawna obsługa klienta zewnętrznego i wewnętrznego,
• Profesjonalne prowadzenie rozmów telefonicznych,
• Umiejętność planowania zadań,
• Elektroniczny obieg dokumentów,
• Podstawy ekonomii i finansów,
• Podstawy Kodeku pracy,
• RODO – jak chronić dane osobowe klientów (o RODO więcej w naszych szkoleniach m.in. RODO w kadrach i rekrutacji tutaj: https://spd2.pl/course/szkolenie-online-rodo-w-kadrach-i-rekrutacji/ oraz RODO w podmiotach medycznych tutaj: https://spd2.pl/course/szkolenie-online-rodo-w-podmiotach-medycznych/),
• Podstawowe dokumenty rejestrowe,
• Organizacja delegacji i spotkań biznesowych,
• Zasady etyki biznesowej i biurowego dress code,
• Kreowanie wizerunku firmy,

Uczestnictwo w zdalnym kursie daje duże korzyści. Osoby, które przejdą wszystkie moduły i zdobędą certyfikat, mogą zwiększyć swoje szanse na rynku pracy, zdobyć awans lub podwyżkę. Każda osoba, kończąca kurs nauczy się prawidłowo wypełniać obowiązki biurowe, redagować pisma, obsługiwać klientów, organizować spotkania służbowe. Umiejętności przydadzą się w wielu zawodach, a zaświadczenie o ukończeniu kursu na pewno spodoba się pracodawcy.

Jak wybrać wartościowe szkolenia biurowe online?

Na rynku jest zatrzęsienie różnego rodzaju zdalnych kursów dla pracowników biurowych. Duża liczba kursów z jednej strony jest pozytywna, daje duże możliwości wyboru, ale z drugiej strony zwiększa ryzyko zapisania się na nic nieznaczący szkolenie. Aby tego uniknąć, warto dokładnie sprawdzić ofertę szkoleniową, przeanalizować omawianą tematykę, różnorodność zagadnień, długość pojedynczych lekcji, czas trwania kursu, cenę.

Warto sprawdzić, kto organizuje zdalne szkolenie dla pracowników biurowych. Powinna być to placówka z doświadczeniem, która od lat prowadzi zdalne nauczanie. Lepiej nie wybierać szkoleń, które dopiero pojawiły się na rynku, bo nie można mieć pewności, że autorzy czy wykładowcy znają specyfikę zdalnego nauczania.

Niestety, to forma nauki wymaga zupełnie innego przygotowania niż tradycyjne lekcje. Należy zapoznać się z osobami, które prowadzą zajęcia. Najlepiej, aby byli to specjaliści zajmującym się ekonomią, administracją, finansami, którzy pracują w zawodzie, a jednocześnie mają wykształcenie pedagogiczne. Dobrze, jeżeli wykładowcy są autorami publikacji, prowadzą bloga lub udzielają porad w internecie.

Dzięki temu można mieć pewność, że doskonale znają tematykę biurową i są w stanie przekazać tę wiedzę kursantom. Aby dobrze wybrać szkolenia biurowe online, warto sprawdzić, co mówią o nim inne osoby. W internecie np. na forach tematycznych czy w mediach społecznościowych można znaleźć opinie osób, które odbyły szkolenie. Warto podpytać, czy kurs pozwolić zdobyć odpowiednie kwalifikacje, czy pozwolił na rozwój zawodowy.

Dobre ośrodki szkoleniowe umożliwiają osobom zainteresowanym udział w bezpłatnej lekcji próbnej. To bardzo dobra opcja, pozwala poznać metody nauczania, sprawdzić, jaką wiedzą dysponuje wykładowca, czy opowiada ciekawie i z charyzmą. Przed wyborem kursu, warto sprawdzić, jakie rozwiązania będą wykorzystywane w trakcie nauki.

Ważne, aby organizatorzy korzystali z nowoczesnych rozwiązań, które ułatwią naukę, zaciekawią, pozwolą lepiej przyswoić wiedzę. Ważnym aspektem szkolenia jest cena. Należy porównać kilka ofert, bo różnice cenowe mogą być bardzo duże. Aby kursy były przydatne i pozwalały uatrakcyjnić CV, warto szukać takich, które kończą się wydaniem zaświadczenie MEN lub certyfikat (pisaliśmy m.in. Kursy online z zaświadczeniem MEN oraz Szkolenia online z certyfikatem).

Uprawnia do wykonywana pracy w zakresie zagadnień poruszanych na danym szkoleniu. Mogą go również wydawać placówki, które widnieją w Rejestrze Szkół i Placówek. To ważny dokument, który świadczy o tym, że kursant zdobył kwalifikacje niezbędne do pracy na stanowisku pracownika biurowego.

Certyfikowane kursy prowadzone są zgodnie z wymogami prawa, poruszają określone zaganiania, a kadra musi mieć określone kwalifikacje i wykształcenie. Na certyfikacie umieszczone są poruszane tematy, dzięki temu pracodawca wie, czego nauczyła się dana osoba i jakie obowiązki może jej powierzyć.

Dlaczego kursy online dla pracowników biurowych są tak popularne?

Szkolenia biurowe online z roku na rok są coraz popularniejsze. Zainteresowanie e-learningiem wzrosło od 2020 roku, kiedy w wyniku pandemii i nakazu ograniczenia nauki stacjonarnej, wiele osób przerzuciło się na nauczanie za pomocą internetu. W międzyczasie sytuacja związana z COVID-19 wracała do normy, ale kursy online nadał pozostały w kręgu zainteresowań.

Obecnie kursanci, mając do wyboru szkolenia stacjonarne i zdalne, najczęściej wybiorę te drugie. Ludzie polubili naukę w domu, która jest taka sama skuteczna jak nauka w placówce szkoleniowej. Ta forma ma wiele niezaprzeczalnych zalet. Główne, o których warto pamiętać to:

• Wygoda i komfort – ludzie szybko przyzwyczajają się do komfortowych warunków, a nauka zdalna taka zapewnia. W zależności od swoich upodobań, w zdalnym kursie dla pracowników biurowych można uczestniczyć, siedzą w domu, w kawiarni, czy w parku. Każdy może wybrać miejsce, w którym czuje się swobodnie.
• Ogromna dostępność – kiedyś udział w kursie był uzależniony od miejsca zamieszkania. Na ciekawą ofertę szkoleniową mogli liczyć mieszkańcy dużych miast, pozostały osoby były skazane na pojedyncze kursy, których poziom wielokrotnie pozostawiał wiele do życzenia. Dziś miejsce zamieszkania nie ma żadnego znaczenia. Internet pozwala szkolić się u najlepszych wykładowców z odległych miast w Polsce i na świecie. Problemem, który wcześniej uniemożliwiał udział w szkoleniach, nie jest stan zdrowia czy niepełnosprawność. Każdy, nawet osoby, które nie nie mogą wychodzić z domu, mogą się szkolić i regularnie podnosić swoje kompetencje.

• Elastyczny czas nauki – mało kto ma dużo wolnego czasu, dziś każdy żyje z zegarkiem w ręku, ma mocno napięty grafik. Wciśnięcie kursów stacjonarnych często graniczy z cudem, ale naukę zdalną łatwiej zaplanować. Uczyć można się w każdej wolnej chwili. Osoby najbardziej zapracowane mogą wybrać szkolenia w formie asynchronicznej, które umożliwiają naukę w dni wolne, w weekendy czy w drodze do pracy.
• Oszczędność czasu – nauka online jest dobrym rozwiązaniem na dzisiejsze zabiegane czasy. Dzięki temu, że można uczyć się w domu, nie trzeba tracić czasu na dojazdy, powroty, stanie w korkach. W ten sposób można zaoszczędzić kilka godzin.

• Oszczędność pieniędzy – finanse to dziś temat, który gości na ustach wszystkich Polaków. Wszystko drożeje, dlatego każdy szuka jak najtańszych rozwiązań. Kursy online są dużo tańsze niż ich stacjonarne odpowiedniki. Kursanci płacą tylko za samą przekazywaną wiedzę, nie muszą ponosić kosztów związanych z opłacaniem sali czy kserowaniem materiałów.
• Zróżnicowane tematy – oferta kursów zdalnych jest bardzo szeroka, regularnie pojawiają się nowe szkolenia online przeznaczone dla pracowników biurowych. Każdy może wybrać zdalny kurs o tematyce, dopasowanej do swoich potrzeb.

• Różnorodne materiały – organizatorzy szkoleń online dla pracowników biurowych, starają się, aby szkolenia były ciekawe i wartościowe. Kursanci otrzymują materiały w różnej formie, np. pliki dźwiękowe, filmy, materiały w pdf. To pozwala na efektywną naukę.
• Łatwe w obsłudze platformy e-elarningowe – kursy online odbywają się zazwyczaj na platformach e-learningowych, które są łatwe w obsłudze, nie wymagają specjalnych umiejętności. Wystarczy się zalogować i postępować zgodnie z instrukcją. W razie problemów można liczyć na pomoc techniczną i merytoryczną.

• Dobra forma dla osób wycofanych – nie każdy dobrze czuje się w grupie, są osoby, które wolą naukę bez tłumu innych osób. Nauka online jest dobrą formą dla osób, które nieśmiałych, które obawiają się krytyki, oceniania, nie lubią odpowiadać przy innych osobach. Dzięki temu, że przed komputerem są same, mogą pokonać swoje lęki, nabyć pewności siebie, poprawić swoją samoocenę. 
• Możliwość otrzymania zaświadczenia MEN lub certyfikatu – szkolenia biurowe online są tak samo ważne i honorowane przez pracodawców jak typowe kursy miejscowe. Dla pracodawców nie ma znaczenie, w jakie formie odbyło się szkolenie. Ważne jest to, czego nauczył się kursant.

Minusy kursów biurowych w formie zdalnej

Mimo wielu zalet zdalne szkolenia biurowe mają również swoje wady. Ta forma nauczania nie jest idealna dla wszystkich. Są osoby, które mogą efektywnie uczyć się tylko na sali wykładowej, w towarzystwie wykładowcy i innych osób. Bez ich obecności szybko tracą zainteresowanie, pojawia się brak uwagi, problemy z koncentracją, znużenie, spadek motywacji.

Brak kontaktu z wykładowcą może również utrudniać zrozumienie niektórych tematów. Jest to szczególnie widoczne w kursach asynchronicznych, w którym nie można prosić o wytłumaczenie, trzeba samemu szukać rozwiązań. Niektórym osobom brakuje innych uczestników.

Szkolenia to nie tylko nauka, ale również przerwy na kawę czy lunch. Są osoby, które szkolenia traktują jako sposób na poznanie nowych ludzi, dlatego forma zdalna nie budzi ich zainteresowania. Czasami problemem utrudniającym nabywanie wiedzy, są braki sprzętowe.

Mimo że do e-learningu wystarczy tylko domowy komputer, tablet lub telefon z dostępem do internetu, to nie wszyscy mają takie urządzenia. Zdarza się również, że komputer czy telefon zawiesza się, psuje, pojawiają się przerwy w połączeniu z internetem. Jeżeli pojawiają się regularnie, to mogą demotywować i zmuszać do szukania innych metod podnoszenia kwalifikacji.

Czytaj także: Kurs kadry płace online

Nauka w domu, która dla jednych jest doskonałym rozwiązaniem, dla innych może być problemem. Są osoby, które nie mają swojego pokoju, w nauce przeszkadzają im inni domownicy, hałasujący sąsiedzi czy domowe zwierzęta. W takim wypadku można poszukać innego miejsca do nauki, a jeżeli nie jest to możliwe, to zastanowić się nad formą tradycyjną. Należy jednak pamiętać, aby z góry nie przekreślać zdalnej nauki.

Warto skorzystać z darmowej lekcji próbnej i przekonać się, czy jest warta uwagi i sprawdzi się w naszym przypadku.

Szkolenia biurowe online to rozwiązanie idealne na dzisiejsze czasy. Pozwala nie tylko ograniczyć kontakty z innymi osobami, ale również umożliwia naukę za pomocą nowoczesnych metod. Każdy, kto marzy o pracy w biurze, chce pracować z dokumentami, ma dobre umiejętności społeczne oraz nie boi się wyzwań, powinien pomyśleć o takim kursach. Są wygodne, można z nich korzystać jednocześnie pracując, ucząc się lub wychowując dzieci.