Asystentka prezesa pełni rolę wsparcia administracyjnego oraz organizacyjnego – zarządza kalendarzem prezesa, zajmuje się organizacją spotkań, nierzadko podróży służbowych szefa, przygotowuje dokumenty i prezentacje. Robi również szereg innych rzeczy, których wymaga szef, którego asystentka jest prawą ręką.
Zakres czynności asystentki prezesa może być bardzo szeroki. W praktyce jednak zakres jej obowiązków determinuje wielkość organizacji, w której jest zatrudniona oraz zakres obowiązków jej szefa. Załóżmy, że mamy spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, która prowadzi działalność produkcyjną. Prezes prowadzi sprawy spółki i reprezentuje ją. Osobiście nie zajmuje się on sprawami organizacyjnymi – ktoś go musi w tych zadaniach wyręczać.
Ten ktoś musi być osobą zaufaną, perfekcyjnie zorganizowaną, dokładną, z dobrze rozwiniętymi umiejętnościami komunikacyjnymi. Po to właśnie zatrudnia asystentkę, która ma wspomagać go w codziennych obowiązkach.
Jak wygląda zakres czynności asystentki prezesa?
Typowy zakres czynności asystentki prezesa może obejmować:
- Zarządzanie kalendarzem prezesa
- komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna (kontakty z podwładnymi szefa, kontrahentami i partnerami biznesowymi itd.)
- organizacja spotkań biznesowych
- zarządzanie zadaniami i projektami
- obsługa korespondencji biznesowej
- wsparcie na spotkaniach
- zarządzanie informacjami
Plus w zakresie czynności asystentki prezesa może zostać uwzględniony szereg zadań dodatkowych o charakterze administracyjno – biurowym. Asystentka prezesa często mylona jest z sekretarką. I chociaż niektóre obowiązki na tych stanowiskach mogą się powtarzać, to jednak dwie inne profesje. Asystentka to stanowisko biurowe, ale przydzielone niejako do najwyższego szczebla w hierarchii – prezesa, zarządu, dyrektora itd.
Z pewnością jednym z najważniejszych obowiązków asystentki prezesa jest zarządzanie kalendarzem szefa. To wbrew pozorom trudna praca. Szef ma wiele spotkań, w tym wyjazdowych. Złe zarządzanie kalendarzem prezesa może prowadzić do np. zaplanowania dwóch ważnych spotkań w jednym czasie, co absolutnie nie powinno się zdarzać.
Zarządzanie kalendarzem prezesa to również kwestia odpowiedniej optymalizacji zadań na dany dzień oraz upewnienie się, że między tymi zadaniami będzie czas na przerwę. Prezes też człowiek, jakkolwiek najwyżej w hierarchii, to również musi mieć czas na odpoczynek.
Zarządzanie kalendarzem prezesa to również przypominanie mu o ważnych terminach. Prezes i tak ma dużo na głowie, aby pamiętać o wszystkich ważnych terminach. Po to zatrudnia asystentkę, aby tego pilnowała
Zarządzanie komunikacją – ważne zadanie i umiejętność asystentki prezesa
Asystentka prezesa jest pierwszym punktem kontaktu między podwładnymi prezesa a prezesem. Jest również pierwszym punktem kontaktu między partnerami biznesowymi prezesa i innymi interesariuszami. Jako pierwsza linia frontu komunikacyjnego umiejętności komunikacyjne i relacje międzyludzkie musi mieć w małym palcu.
Komunikacja to nie tylko rozmowy – to również maile i inna korespondencja biurowa. Najczęściej jednak komunikacja przybiera formę komunikacji werbalnej. Asystentka prezesa przyjmuje gości, niezadowolonych pracowników, partnerów biznesowych, proponujących swoje produkty i usługi. Zanim „przekaże ich” prezesowi, musi podjąć z nimi merytoryczną rozmowę. Rozmowa natomiast musi być prowadzona umiejętnie. To duża sztuka, wymagająca doświadczenia i wiedzy, jak nie wpaść w pułapki komunikacyjne, jak zarządzać stresem, jak być asertywną.
O tym i wielu innych sprawach mówimy w naszym kursie: Kurs online asystentka prezesa. 9 godzin praktycznej wiedzy, 200 stron ściąg i dużo więcej. Sprawdź program, zapisz się, korzystać i wzbogać swoje CV!
Prowadzenie korespondencji biznesowej przez asystentkę prezesa
Prowadzenie korespondencji biznesowej przez asystentkę prezesa obejmuje kilka kluczowych zadań. Asystentka prezesa często zajmuje się pisaniem listów, e-maili i innych form komunikacji w imieniu prezesa. musi skutecznie zarządzać wszystkimi wiadomościami przychodzącymi i wychodzącymi, co obejmuje sortowanie, filtrowanie i priorytetyzację wiadomości w celu zapewnienia, że prezes otrzymuje tylko te najważniejsze i pilne informacje.
Część korespondencji może być związana z organizacją spotkań, zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych. Należy mieć na uwadze, że korespondencja biznesowa może zawierać wrażliwe lub poufne informacje. Asystentka prezesa musi zachować dyskrecję, dbając o to, aby poufne dane nie wyszły poza firmę i były traktowane z odpowiednią uwagą.
Ważne jest, aby utrzymać porządek w dokumentach i korespondencji. Obejmuje to odpowiednie archiwizowanie dokumentów, zarządzanie elektronicznymi systemami do przechowywania danych oraz dbanie o aktualizacje danych w dokumentach, jeśli to konieczne.
Czy może mnie Pani połączyć z prezesem? O rozmowach telefonicznych w pracy asystentki prezesa.
Rozmowy telefoniczne prowadzone przez asystentkę prezesa są kluczowym elementem jej codziennej pracy, zwłaszcza w kontekście zarządzania komunikacją i relacjami biznesowymi. Praktyczne aspekty takich rozmów obejmują różne umiejętności i techniki, które mają na celu efektywną i profesjonalną wymianę informacji.
Przed odebraniem lub wykonaniem rozmowy, asystentka prezesa powinna przygotować się, sprawdzając wszelkie istotne informacje, takie jak dane kontaktowe, wcześniejsza korespondencja, czy notatki dotyczące sprawy, której rozmowa będzie dotyczyć. Asystentka musi utrzymywać wysoki poziom profesjonalizmu, używając odpowiednich form grzecznościowych, jasnego i zrozumiałego języka oraz unikać nieformalnych wyrażeń.
Ważne jest, by być zwięzłym i na temat, szczególnie w rozmowach biznesowych. Asystentka powinna umieć słuchać i reagować, zachowując jednocześnie kontrolę nad rozmową. Notowanie kluczowych punktów rozmowy lub użycie systemów do zapisywania rozmów telefonicznych może być pomocne w dokumentowaniu ważnych informacji oraz w późniejszym odwoływaniu się do nich.
Asystentka prezesa często musi balansować między wieloma zadaniami, dlatego efektywne zarządzanie czasem podczas rozmów telefonicznych jest kluczowe. Oznacza to umiejętność grzecznej, ale stanowczej kończenia rozmów, gdy wszystkie kluczowe punkty zostały omówione.
Czy asystentka prezesa kieruje pracownikami w imieniu prezesa?
Asystentka prezesa, choć zazwyczaj nie pełni formalnej roli kierowniczej, może jednak efektywnie wspierać zarządzanie pracownikami i kierować pewnymi aspektami ich pracy. Jej rola często obejmuje koordynację, komunikację i organizację, co pośrednio wpływa na zarządzanie zespołem.
Asystentka prezesa może otrzymać upoważnienie do delegowania określonych zadań pracownikom w imieniu prezesa. Asystentka może pełnić rolę koordynatora projektów, gdzie zarządza harmonogramem, zasobami i komunikacją między zespołami. Często działa jako główny punkt kontaktowy między prezesem a resztą zespołu. Przekazuje ważne decyzje i informacje, które są kluczowe dla pracy poszczególnych działów.
Może być odpowiedzialna za monitorowanie postępów w realizacji zadań i projektów, a następnie raportowanie tych postępów prezesowi. Pomaga to w ocenie efektywności działań i podejmowaniu decyzji o dalszych krokach. W sytuacjach, gdy firma przechodzi przez zmiany organizacyjne, asystentka prezesa może odgrywać kluczową rolę w komunikowaniu tych zmian, zarządzaniu oczekiwaniami pracowników i pomoc w adaptacji do nowych procesów. Dzięki bliskiej współpracy z prezesem, asystentka często ma dobry wgląd w priorytety i preferencje kierownictwa, co umożliwia jej efektywne reagowanie na problemy i wątpliwości pojawiające się w zespole.
Pisaliśmy także na naszym blogu: Kierowanie zespołem – jak zarządzać pracownikami?
Czy praca asystentki prezesa jest trudna?
Praca asystentki prezesa może być zarówno wymagająca, jak i satysfakcjonująca, a jej trudności często wynikają z wielozadaniowości, ciągłej presji czasu i wysokich oczekiwań. Asystentka prezesa musi często równocześnie zajmować się wieloma zadaniami i projektami. Balansowanie między pilnymi zadaniami a długoterminowymi projektami, zarządzanie kalendarzem prezesa, koordynacja spotkań, zarządzanie korespondencją oraz dbanie o bieżące potrzeby biura wymaga doskonałej organizacji i umiejętności priorytetyzacji.
Wysokie oczekiwania i presja czasu mogą prowadzić do stresu. Asystentka prezesa musi umiejętnie radzić sobie ze stresem, szczególnie w sytuacjach kryzysowych, gdzie wymagane jest szybkie działanie i podejmowanie decyzji. Skuteczna komunikacja z różnymi grupami interesów, w tym z pracownikami, klientami, partnerami biznesowymi i zarządem, jest kluczowa. Asystentka musi umieć jasno i profesjonalnie wyrażać myśli, zarówno pisemnie, jak i ustnie, co może być wyzwaniem w obliczu złożonych i delikatnych kwestii biznesowych.
Praca asystentki prezesa często wiąże się z nieregularnymi godzinami pracy i potrzebą bycia dostępną poza standardowymi godzinami pracy. Elastyczność i gotowość do pracy w sytuacjach wymagających natychmiastowej reakcji są niezbędne. Asystentka musi potrafić zarządzać własnymi emocjami oraz umiejętnie radzić sobie z emocjami innych. Dzięki temu może efektywnie wspierać prezesa, a także działać jako mediator w różnych sytuacjach interpersonalnych w firmie.
Podsumowując – praca asystentki prezesa jest niezwykle ciekawa ze względu na różnorodność obowiązków i codzienne wyzwania. Każdy dzień przynosi coś nowego, od koordynowania ważnych spotkań, przez zarządzanie projektami specjalnymi, po rozwiązywanie nagłych problemów, co sprawia, że praca nigdy się nie monotonna.
Asystentka ma unikalną możliwość pracy blisko lidera organizacji, co pozwala na zdobywanie wiedzy o strategiach i zarządzaniu na najwyższym szczeblu. Interakcje z różnymi interesariuszami, w tym z międzynarodowymi partnerami, rozszerzają horyzonty i oferują wartościowe doświadczenia międzykulturowe. Ponadto, rola ta oferuje liczne możliwości rozwoju osobistego i zawodowego, ucząc umiejętności takich jak negocjacje, zarządzanie czasem i komunikacja efektywna.