Kursy online dla sekretarek i asystentek, czy w ogóle kursy biurowe online to świetna forma podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników biurowych, pracowników obsługi sekretariatów itp. Podnoszenie kwalifikacji to nie tylko obowiązek pracownika – w dobie powszechnej konkurencji na rynku pracy jest ono niezbędne. Długie nogi, ładna buzia i miła aparycja nie wystarczą, aby być dobrą sekretarką. To zawód, który obrósł w wiele stereotypów, przez lata sekretarka kojarzyła się ze zgrabną dziewczyną, której głównym zajęciem było parzenie kawy i kserowanie dokumentów.
Dzisiaj obowiązki sekretarki są zupełnie inne, profesja wymaga wielu umiejętności i odpowiednich kwalifikacji. Sekretarka jest nie tylko wizerunkiem firmy, ale również prawą ręką szefa. Pomaga mu koordynować pracę, bez niej ciężko wyobrazić sobie codzienne funkcjonowanie firmy. Zakres obowiązków sekretarki jest bardzo duży, dlatego nie każdy nadaje się do pracy na tym stanowisku.
Sekretarka musi być jednocześnie pracownikiem biurowym, psychologiem, strategiem, fachowcem w danej dziedzinie, negocjatorem oraz specjalistą, który poradzi sobie z najbardziej wymagającymi klientami. Tych i innych umiejętności mogą nauczyć kursy online dla sekretarek (np. https://spdszkolenia.pl/course/profesjonalna-sekretarka-asystentka-szkolenie-online/ – pisaliśmy m.in. tutaj: kursy biurowe online)
Jakie umiejętności powinna mieć sekretarka?
Praca sekretarki jest odpowiedzialna i wymagająca. Na tym stanowisku nie sprawdzą się osoby nieuporządkowane, bez umiejętności organizacji pracy. Praca sekretarki opiera się głównie na kontakcie z ludźmi i obsłudze urządzeń biurowych. Niezbędna jest doskonała znajomość obsługi komputera, w tym obsługi poczty elektronicznej, arkuszy kalkulacyjnych, edytorów tekst czy programów do tworzenia prezentacji.
Sekretarka musi wiedzieć, jak wyszukiwać ważne informacje, powinna być obyta w nowoczesnych technologiach. Niezbędna jest umiejętność obsługi drukarki, faxu i skanera. Bardzo przydatna zwłaszcza w dużych firmach, jest znajomość języków obcych. Obecnie najbardziej poszukiwane są sekretarki posługujące się w mowie i piśmie językiem angielskim, niemiecki, hiszpańskim, francuskim i rosyjskim. Sekretarka wykonuje różnorodne zadania, dlatego w jej pracy przyda się znajomość podstaw ekonomii, księgowości i rachunkowości.
https://spd2.pl/course/szkolenie-pracownik-administracyjno-biurowy-kurs-online-z-zaswiadczeniem-men/
Atutem będzie również prawo jazdy, które umożliwi szybkie załatwienie spaw urzędowych. Każda firma ma swoje wymagania, dotyczące osób zajmujących się prowadzeniem biuro, ale niektóre wymagania są niezmienne i potrzebne w każdej pracy.
Wymagania dla sekretarki
Wymagania dla sekretarki z roku na rok są coraz większe. Sekretarki pełnią w firmę bardzo ważne funkcje, są łącznikami między pracownikami a szefostwem. Aby mogły efektywnie wykonywać swoje zadania, sekretarki muszą być obdarzane wieloma cechami. Do pracy na tym stanowisku niezbędna jest:
- Doskonała komunikatywność i zdolności interpersonalne – sekretarka musi umieć rozmawiać, słuchać, przekazywać informacje. Osoba, która pracuje w sekretariacie, musi lubić ludzi. Do biura przychodzą pracownicy, klienci i partnerzy biznesowi. Z każdym powinna zamienić kilka słów, podtrzymywać konwersację, stworzyć miłą, ale profesjonalną atmosferę (dobre kursy online dla sekretarek poruszają to ważne zagadnienie).
- Operatywność – szara myszka nie będzie dobrą kandydatkę na sekretarkę. Na tym stanowisku trzeba być operatywnym, pewnym siebie, wiedzieć, jak zachować się w danym momencie.
- Kultura osobista – jest niezwykle ważna w tej pracy. Sekretarka musi traktować wszystkich z szacunkiem, nie może pozwolić sobie na faworyzowanie niektórych osób lub okazywanie niechęci.
- Odporność na stres – praca jest bardzo wymagająca, trzeba znosić humory szefa i kłótliwych kontrahentów. Są momenty, że sekretarka musi jednocześnie wysłać maila, wydrukować raport, odebrać ważne telefon i umówić spotkanie. Stres nie może utrudniać wykonywania pracy, powinien działać mobilizująco.
- Umiejętność pracy pod presją czasu – sekretarka musi wykonywać kilka rzeczy naraz, musi wiedzieć, jak reagować na nagłe sytuacje. Niespodziewana zmiana terminu spotkania, nieoczekiwany wyjazd szefa to sprawy, które zdarzają się bardzo często. Sekretarka musi szybko je zorganizować, tak aby firma mogła dalej sprawnie działać.
- Systematyczność i dokładność – w pracy sekretarki nie ma miejsca na bylejakość. Wszystko powinno być poukładane, wykonywane zgodnie z harmonogramem. Sekretarka nie może odkładać zadań na potem, ponieważ zaległości mogą spowodować poważne problemy z funkcjonowaniem firmy. Musi utrzymywać porządek zarówno na biurku, jak i w dokumentach papierowych i elektronicznych.
- Umiejętność organizacji pracy własnej – osoba pracująca w sekretariacie musi umieć ustalać priorytety, wybierać zadania szczególnie ważne, wiedzieć, co może wykonać nieco później.
- Dyspozycyjność – praca sekretarki nie zawsze trwa 8 godzin. Zdarza się, że trzeba zostać dłużej, bo przyjechali ważni gości lub kończy się termin wysłania dokumentów. Jeżeli sekretarka pełni również rolę asystentki, możliwe są wyjazdy służbowe. Często szef wymaga, aby sekretarka była dostępna pod telefonem służbowym. Bywa, że musi przyjechać do firmy w dniu wolnym i pomóc szefowi zrobić raport czy prezentacje.
- Lojalność – to cecha, którą doceni każdy szef. Sekretarka często zna tajemnice firmy, czasami jest również powiernikiem szefa, wie o jego problemach. Musi wykazać się dyskrecją i lojalnością, w żadnym wypadku nie może zdradzać sekretów innym osobom.
- Zdolności mediacyjne – w biurze często zdarzają się trudne, konfliktowe sytuacje. Sekretarka powinna wiedzieć, jak je złagodzić. Ważna jest cierpliwość, opanowanie i umiejętność mediacji.
- Samodzielność – sekretarka musi umieć podejmować niezależne decyzje, zwłaszcza wtedy, gdy wymaga tego nagła sytuacja i nie ma czasu na zastanowienie i szukanie pomocy z zewnątrz.
- Zdolności psychologiczne – osoba, pracująca w sekretariacie musi umieć wyczuć ludzi, powinna wiedzieć, który kontrahent jest ważny dla szefa, z którym połączyć spotkanie lub umówić spotkanie. Jej zadaniem jest również ochrona szefa przed natrętnymi petentami, którzy niepotrzebnie zabierają czas.
- Bardzo dobra pamięć – sekretarka musi pamiętać o wielu rzeczach. Spotkania, wyjazdy, konieczność dokonania płatności, przypominanie szefowi o ważnej wizycie – to jedne z niewielu tematów, o których musi pamiętać. Oczywiście może korzystać z różnego rodzaju pomocy, notatek czy kalendarza, ale bez sprawnego umysłu przypominki nie zadziałają
Obowiązki sekretarki – asystentki
Ciężko jednoznacznie określić obowiązki, jakie należą do sekretarki. Zakres prac jest bardzo zróżnicowany, zależy od specyfiki danej firmy oraz jej wielkości. W małych firmach sekretarka pełni często rolę asystentki i pracownika administracyjnego, jest łącznikiem między szefem a pracownikami z poszczególnych działów i klientami.
W dużych przedsiębiorstwach ma samodzielne stanowisko, wykonuje szereg zadań zleconych przez przełożonych. Niezależnie od charakteru firmy, część obowiązków jest taka sama. Sekretarka jest wizytówką firmy, w zakres jej zadań wchodzi m.in.:
- Przyjmowanie interesantów,
- Pomoc przełożonym w kwestiach administracyjnych,
- Prowadzenie firmowej korespondencji,
- Dbanie o prawidłowy obieg dokumentów w firmie,
- Rejestr korespondencji wychodzącej oraz przychodzącej,
- Tworzenie raportów, zestawień i prezentacji,
- Czuwanie nad przebiegiem dnia i organizacją pracy przełożonego,
- Tworzenie pism urzędowych,
- Umawianie i organizacja szkoleń i wyjazdów służbowych,
- Synchronizacja różnych działań wykonywanych przez pracodawcę,
- Redagowanie drobnych ogłoszeń albo treści w internecie,
- zasady redagowania profesjonalnych pism biznesowych
- Sporządzanie tłumaczeń z lub na język obcy.
Zakres obowiązków jest bardzo duży, wymaga wiedzy z różnych dziedzin. Osoby, które chcą umocnić swoją pozycję, znaleźć nową pracę lub zdobyć uznanie w oczach szefa powinny wykazywać chęć nauki i zdobywania wiedzy. Kursy online dla sekretarek pomogą poznać zagadnienia z dziedziny administracji, zarządzania, księgowości czy zakresu prawa pracy – po ukończeniu kursu będziesz swobodnie poruszać się w tych zagadnieniach. Będą dużym atutem i znakiem, że sekretarka chce się szkolić, rozwijać i spełniać w tym zawodzie.
Czytaj także: Darmowe kursy online
Inne ważne cechy idealnej sekretarki
Ważną cechą każdej sekretarki jest znajomość zasad savoir vivre, znajomości etykiety biznesu i podstaw protokołu dyplomatycznego. Sekretarka musi wiedzieć, jak profesjonalne wykonać telefon, jak przyjmować gości, wybrać miejsca spotkania czy dopasować menu do preferencji gości. Etyka biznesu jest jednym z tematów kursów online dla sekretarek.
Uczestniczki mogą dowiedzieć się, jak przyjmować ważnych gości, jakie zwyczaje obowiązują w konkretnym kraju, jakich sytuacji unikać. Jedną z ważnych cech jest umiejętność uśmiechu, niezależnie od sytuacji. Nie może okazywać zdenerwowania i nie panować nad emocjami. W pracy sekretarki liczy się mila aparycja. Oczywiście osoba zatrudniona na tym stanowisku nie musi wyglądać jak modelka, ale powinna być zadbana, ubrana stosownie do miejsca pracy.
Ważny jest delikatny makijaż, staranna fryzura, wypielęgnowane dłonie. Sekretarka nie może ubierać się krzykliwe, niewskazany jest również strój sportowy. Dress code, który świetnie sprawdzi się w biurze to damski garnitur, elegancka koszula, sukienka z płytkim dekoltem, marynarka, klasyczne półbuty lub czółenka na średnim obcasie. Młody wiek nie jest obecnie priorytetem. Wiele firm woli zatrudniać osoby starsze, z doświadczeniem, niż młode, które nie zdążyły jeszcze rozpocząć zawodowej kariery.
Sprawdź także: Kurs księgowości dla początkujących
Jak zostać sekretarką?
Nie ma jednej szkoły, która przygotowuje do pracy na stanowisku sekretarki. Preferowane są osoby z wykształceniem wyższym, po kierunku administracja, zarządzanie, marketing, finanse i księgowości, ale nie jest to obowiązkowe. Aby zostać sekretarką, można ukończyć specjalne kursy zawodowe, przeznaczone dla osób, które pragną pracować na tym stanowisku.
Szkolenie może odbyć stacjonarnie, ale równie popularne i skuteczne są kursy online dla sekretarek. Przeznaczone są nie tylko dla osób bez doświadczenia, ale również dla tych, które chcą podnosić swoje kwalifikacje i lepiej wykonywać obowiązki.
Ile zarabia sekretarka?
Praca sekretarki, choć odpowiedzialna, obciążająca psychicznie i wymagająca, nie zawsze jest dobrze płatna. Wynagrodzenie zależne jest od rejonu Polski, wielkości i renomy firmy. Sekretarki pracujące w małych rodzinnych firmach zarabiają często najniższą krajową (tu m.in. ile zarabia sekretarka). Duże korporacje bardziej cenią pracę sekretarki i zarobki są dużo wyższe, często sięgają 5-7 tys. netto. Zarobki rosną wraz z doświadczeniem, dlatego sekretarki powinny nieustannie się szkolić i podnosić swoje kwalifikacje.
Kursy online dla sekretarek – jak poprawić swoje kompetencje?
Do bycia sekretarką potrzebne są odpowiednie kwalifikacje oraz predyspozycje. Ważne, aby nieustannie się rozwijać, ponieważ praca jest wymagająca, ciągle dochodzą nowe obowiązki. Sekretarka musi znać obowiązujące przepisy prawa, wiedzieć, kiedy i jak załatwiać ważne sprawy urzędowe. Osoby, które chcą się podszkolić, mogą skorzystać z internetowych kursów dla sekretarek (kursy online dla sekretarek mają różne formy – od webinarów, po wygodne szkolenia do czytania z kontaktem z trenerem, wideoszkolenia itp.
Na szkoleniach można poznać nowinki branżowe oraz podnieść swoje umiejętności z zakresu obsługi urządzeń i oprogramowania biurowego, podstaw księgowości czy rachunkowości. Na kursach online dla sekretarek przekazywana jest wiedza z takich tematów jak:
- Zasady prowadzania rozmów biznesowych,
- Podstawy z ekonomii, księgowości i zarządzania,
- Zasady tworzenia oficjalnej korespondencji,
- Organizowania służbowych wyjazdów krajowych i zagranicznych,
- Jak być asertywną?
- Trudne sytuacje w pracy biurowej,
- Zarządzanie dokumentami i korespondencją w pracy asystentki-sekretarki,
- Jak profesjonalnie obsługiwać klientów,
- Pojęcie estetyki na stanowisku sekretarki,
- Jak poprawić zdolności i umiejętności interpersonalne,
- Uczenie się – nieodzowna część pracy sekretarki i asystentki,
- umiejętność współpracy z osobami na innych stanowiskach.
Warto wybrać internetowe kursy dla sekretarek, prowadzone przez renomowane placówki, z dużym doświadczeniem. Dobrze prowadzone zdalne zajęcia są tak sami efektywne i skuteczne jak zajęcia na sali. Dzięki doświadczonej kadrze uczestniczki mogą poznać nowoczesne standardy obowiązujące na tym stanowisku, dowiedzieć się o nowych programach, ułatwiających pracę.
Kurs pozwoli poznać tajniki zawodu asystentki, nauczy profesjonalnej obsługi sekretariatu i zwiększy konkurencyjność na rynku pracy. Zdalny kurs dla asystentek to również szansa na zdobycie lepszej pracy, utrzymanie dotychczasowego stanowiska, a nawet możliwość awansu. Warto korzystać z możliwości, jakie daje internet (pisaliśmy m.in. szkolenia online – czy warto oraz tutaj: wady i zalety szkoleń online).
Kursy online dla sekretarek gwarantują wygodną formę nauki, w dogodnym czasie. Po ukończeniu zdalnego szkolenia kursanci zdają egzamin i otrzymują zaświadczenie, potwierdzające zdobycie nowych umiejętności. Wykształcona, obeznana w przepisach sekretarka jest prawdziwym skarbem dla szefa, będzie mogła liczyć na premie i wyższą pensję.